Aktualności

Papierowy porządek

24 sierpnia odbyło się kolejne szkolenie dla urzędników w ramach projektu „Europejski Urzędnik w jurajskim samorządzie”.

Tym razem w ramach projektu Centrum Inicjatyw Lokalnych urzędnicy szkolili się w zakresie „Zarządzania dokumentacją wraz z instrukcją kancelaryjną i archiwizacją dokumentów”. To już drugie w tym miesiącu szkolenie, które zrealizowano w ramach projektu współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

W restauracji „Riva” urzędnicy z powiatu zawierciańskiego i myszkowskiego oraz z gmin Łazy, Ogrodzieniec, Włodowice, Żarnowiec, Szczekociny, Poręba i Pilica uczyli się, jak zarządzać dokumentami, ich archiwizacją i obiegiem. – „Zarządzanie dokumentacją to ważny temat. Sprawność pracy w tym aspekcie decyduje o szybkości i jakości funkcjonowania jednostki samorządowej, a tym samym wpływa na poziom obsługi petentów” – mówi Paweł Abucki, wiceprezes Centrum Inicjatyw Lokalnych.

Jak się okazało, prawidłowe zarządzanie dokumentacją nie należy do najprostszych aspektów pracy urzędnika. Nawał dokumentacji, który trafia do urzędów, często bywa nieprawidłowo archiwizowany, dlatego, jak podkreślała prowadząca spotkanie mecenas Agnieszka Kamińska, należy zwrócić szczególną uwagę na sposób jej przechowywania. Ważny jest również prawidłowy sposób rejestrowania oraz oznakowania załatwianych spraw. Pomaga to w utrzymaniu przejrzystości oraz klarowności obiegu dokumentów. – „W moim przekonaniu każda instytucja publiczna powinna właściwie i sprawnie funkcjonować. Do tego celu niezbędna jest m.in. instrukcja kancelaryjna, czyli zbiór przepisów wewnętrznych, które regulują czynności związane z obiegiem dokumentów oraz tryb przechowywania dokumentacji” – mówi Agnieszka Kamińska.

Uczestnicy szkolenia, aktywnie podeszli do omawianego zagadnienia, żywo dyskutując i wymieniając doświadczenia związane z zarządzaniem dokumentacją. – „Instrukcja kancelaryjna to problematyczny zakres pracy urzędnika.  Dlatego szkolenie okazało się bardzo przydatne. Rozwiało wiele wątpliwości, które często pozostawały niewyjaśnione. Myślę, że zdobyłam tu potrzebne informacje, które będę mogła przekazać  pracownikom urzędu” – mówi Małgorzata Konarska, sekretarz Gminy Włodowice. – „Myślę, że przydałoby się więcej szkoleń o podobnej tematyce, które nastawione byłyby na praktykę – potrzebną wiedzę już zdobyliśmy, teraz czas ją przełożyć na działanie” – dodaje Ewa Miśkiewicz ze Starostwa Powiatowego w Myszkowie.

Urzędników w trakcie realizacji dwuletniego projektu czeka jeszcze 6 szkoleń z zakresu zarządzania dokumentacją. A już we wtorek pracownicy urzędów zmierzą się z tematem dotyczącym ochrony danych osobowych.

Marta Mularczyk